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PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
La decisión de entregar un proceso interno en outsourcing debe estar alineada con el planeteamiento estratégico de la empresa, es decir debe estar circunscrito dentro de los objetivos y metas corporativas. con lo anterior claro, se debe seleccionar un equipo de trabajo que se encargue de todas las actividades necesarias para la adecuada planificación de la entra del proceso de outsourcing. Las principales tareas del equipo , se centran en incluir y definir los siguientes aspectos del plan: Cronograma de actividades, recursos necesarios, roles y responsabilidades de los involucrados, criterios y puntos críticos que se utilizarán para la toma de decisiones, aspectos administrativos del proyecto, elaboración del diagnóstico, entre otros.
OBJETIVO DEL CONTRATO
Esta etapa supone tres fases: la selección del proveedor, la negociación del contrato y por último, el diseño. Esta primera fase es muy delicada puesto que supone la selección del futuro socio estratégico lo que implica una evaluación detallada de la compatibilidad entre los requerimientos y características de la empresa contratante, y las posibilidades y características de la empresa proveedora. Durante la negociación del contrato se establecen las condiciones y acuerdos que lo constituirán como una verdadera alianza estratégica que traerá beneficios comunes; y la tercera fase supone una determinación detallada de todos los elementos que debe contener el contrato con miras a reducir al máximo el número de contingencias posibles, evitando la ambigüedad en todos sus extremos y que sea flexible para las partes.
PASOS DE IMPLEMENTACIÓN
Su finalidad esencial es materializar el proceso de tercerización en las mejores condiciones posibles y con las mejores perspectivas de éxito. Supone la ejecución de actividades tanto previas como posteriores a la firma del contrato. Las primeras, tienen que ver con aspectos del control del plan de la implementación: asignación de un líder, diseño de términos de requerimientos y metodología, definición de reportes; diseño, Desarrollo e implementación del nuevo sistema o procedimientos de trabajo, y manejo del personal impactado. Las actividades posteriores a la firma del contrato, tienen que ver con todos aquellos factores que determinan la relación entre el proveedor y el cliente. En esta etapa, el cliente recibe todos los informes regulares sobre los avances y vigilar el efecto sobre la provisión del servicio hasta que la implementación esté completa. Control y auditoría.
Los mecanismos de control deben establecerse en relación con los resultados definidos como meta de la relación. Se pasa de una gerencia de recursos a una gerencia de resultados, de esta manera el proveedor también asume la responsabilidad de la gerencia y administración de los recursos, y los riesgos inherentes al negocio. El outsourcing scorecard (tablero de comando de resultados esperados) se convierte en una herramienta útil para verificar si los propósitos de la alianza se están manteniendo o si se están desviando para ser corregidos y garantizar el éxito del proyecto.